Zoomのウェブ連携サービス26 ZoomとYouCanBookMe.comの連携で予約業務を自動化

Zoomの連携サービスを紹介します。第26回はZoomとYouCanBookMe.com(ユーキャンブックミー)との連携です。なお、そもそも「Zoomの連携サービスって何？」という方は、第1回をご覧下さい。

手間がかかる予約が必要な個別サービス

インターネットを使った英会話はすっかり根付いた感があります。スカイプやZoomを使って海外と結び、ネイティブ・スピーカーに近い人が指導してくれるというものです。注目すべきはその価格。業界最大手のDMM英会話では30分の1レッスンが105円という価格破壊というのは、この連載の「第15回 Zoomと語学学校プラットフォームLangLionを連携」で紹介したとおりです。

なぜこんな格安で提供できるかと言えば、フィリピンなどの物価が安い地域に講師を委託することで人件費を下げている、物件を借りて教室を構える必要がない、などは誰でも想像がつくでしょう。そしてもう一つ、意外と見過ごされがちなのが、「ネットを使うことで予約を自動化している」ということ。

実は英会話学校のような「個別の予約が発生する」という業態は、その管理が手間なのです。仮にネットで自動化していない場合を考えてみましょう。お客様から電話を受けて予約時間を承る。その時間帯に講師が空いているかを確認して講師に発注。その講師が他の予約を重複して受けつけないように周知。ところが、お客様から変更したいとのリクエストがあって、このプロセスをもう一回繰り返し…、どころか、今度はその講師の時間が空いたことを終始するので余計に手間がかかります。これをミスなくスピーディーに実行するのはそうとうの人手が必要なのは想像がつくでしょう。

もちろん、このような「予約が必要な個別サービス」は英会話学校だけではありません。歯医者さん、美容室、コーチング、ゴルフのプライベートレッスン…世の中にたくさんあります。ここに、YouCanBookMe.comの存在意義があります。

汎用予約サービスYouCanBookMe.com

YouCanBookMe.comは、汎用的な個別予約サービスを提供しています。「汎用的」というのは、上記で例に挙げたLangLionが英会話学校に特化しているのに対して、ありとあらゆる業界で使える、と言うことです。

Simple online scheduling for your team. Eliminates back and forth emails. Customer bookings straight into your calendar.

あなたのチームのためのシンプルなオンラインスケジューリング。お客様とのメールのやりとりを排除して、お客様の予定を直接カレンダーに登録します

とのこと。ちなみに、ホームページ上では上記の「your team」というところに強調線が引かれています。つまり、ある程度の規模でビジネスを展開して、予約担当者が何人もいる場合にも対応していると言うことです。逆に言えば、複数の予約担当者がいる場合、予約の重複が起こってしまい、煩雑さは相当なものなのでしょう。

YouCanBookMe.comの昨日でもう一つ紹介したいものが、

Automatic reminders and notifications significantly reduce no shows and admin work.

リマインダーを自動で送ることで、「ノーショウ」を減らし、管理作業を削減します

というもの。ノーショウというのは、予約したけど当日現れなかったことを指し、事業者にとっては困ったものです。再度予約を取り直す手間が必要ですし、ノーショウ分を返金するのかしないのか、ノーショウの間に、たとえば英会話の講師が待機していたら給与を支払うのか否か、など煩雑さは増します。

もちろん、これを避けるためにリマインダー(事前予告)を送るのは当然なのですが、人手でやっているとどうしても忘れてしまいがちです。これを自動でやってくれるというのは、そうとう便利です。

なお、YouCanBookMe.comの使い方を日本語で紹介されたページがあるので、ご興味がある方はぜひチェックして下さい。

Zoomミーティングを自動で設定

では、ZoomとYouCanbookMe.comの連携サービスを見てみましょう。

Automatically generate zoom meetings when bookings are made through YouCanBook.me

YouCanBoookMe.com上で予約がなされると、自動的にZoomミーティングが生成されます

となっています。具体的には、

With our Zoom integration, you can save even more time by automatically generating video conferencing links when new meetings are scheduled. Add the link to your calendar event, confirmation and reminder emails so everyone knows what to do when the meeting starts.

Zoom連携機能により、Zoomミーティングのリンク(URL)が自動的に生成されるので、時間を節約できます。このリンクは、カレンダーに自動登録され、リマインダーメールにも自動で挿入されます。結果として、関係者に「何時にどのミーティングが始まるか」を周知することができます。

Zoomミーティングのリンク(URL)は、文字一つでも間違えると機能しません。このように自動化することで、ミスを減らすという効果も見込めるでしょう。