Zoomのウェブ連携サービス29 ZoomとSmartsheetを連携してExcel卒業

Zoomの連携サービスを紹介します。第29回はZoomとSmartsheet (スマートシート)との連携です。なお、そもそも「Zoomの連携サービスって何？」という方は、第1回をご覧下さい。

柔軟すぎて使いにくいときもあるExcel

Excelやgoogleスプレッドシートなどの表計算ソフト、仕事で使わない日はないと言っていいほどでしょう。ただ、「なんでもできてしまう」という自由度が高いが故に、「どうやって使ったらいいのか？」と悩むときもあります。

たとえば、住所録のような単純なものならば直感的に分かります。しかし、プロジェクトマネジメントやタスク管理など、ちょっと複雑な用途で使おうとすると、どうしたものかと迷うこともあるでしょう。あるいは、Excelが上手な人が作り込んでしまうと、他の人が勝手に編集できないものができあがってしまい、それはそれで組織として使う難しさがあります。

ここに、Smartsheetの存在意義があります。

プロジェクト管理ができるExcel、Smartsheet

Smartsheetの機能、誤解を恐れずに言えば「プロジェクト管理機能を盛り込んだExcel」です。プロジェクト管理機能というのは、たとえばガントチャート。○月○日から△月△日までタスクA、それが終わって始めてタスクBに取りかかれる、などの工程をビジュアルにまとめたもので、「線表」とも言われます。

これ、Excelで書くこともできますが、メンテナンスが不便。たとえば先ほどの例では、本来△月△日に終わるタスクAが1週間伸びてしまった…。そんなときはタスクBの開始も1週間延期になりますが、Excelの場合は自動で処理するのが難しいものです。これを簡単にやってくれる機能がSmartsheetにはあります。

あるいは、タスク管理。複数のメンバーで、タスクαは田中さん、タスクβは山本さん、などの割り振りと進捗の確認です。これもExcelでできないことはないですが、進捗を確認するのに誰が情報を更新するのだ、と難しさがあります。これまたSmartsheetを使えば簡単に解決することができます。

ということで、誤解なきようSmartsheetを紹介するならば、プロジェクト管理を中心として高機能タスク管理プラットフォーム、となるでしょう。実際、ホームページ上では下記のように説明されています。

Only Smartsheet is the flexible, no-code platform that empowers teams of any size to build the solution they need, and adapt as needs change.

Smartsheetはフレキシブルで、コーディングいらずのプラットフォームです。あらゆるサイズのチームが、解決策を実装し、ニーズに変化があった場合には変更できます。

Zoomのチャットで更新情報を受け取れる

では、ZoomとSmartsheetの連携を見てみましょう。

Get Smartsheet notifications in Zoom chat

Smartsheetの通知をZoomのチャット機能で受け取れる

とした上で、

Chat notifications include: Sheet Update: Any modification to a sheet, like adding a new column, or updating / deleting existing columns in a sheet. Sheet Delete: In case of sheet deletion.

チャットでの通知は、シートの更新：列の追加・削除、データの更新、削除、など、あらゆる変更を通知します。シートが削除されたときも通知します。

もちろん、ここで言う「シート」はExcelのようなシートを指します。たとえば、変更の通知をチャットで受け取り、その変更に問題があればZoomミーティングで解決する、という使い方を想定しているのでしょう。