プレゼンテーションの準備で、スライド作成のためにパワーポイントを起動させたものの何も進まない…ということってありませんか？
プレゼンでパワーポイントの落とし穴
これ、実は初心者にありがちな落とし穴で、プレゼン準備で最初に立ち上げるべきアプリはWordです。いえ、別にワードでなくてメモ帳でいいのですが、まずはプレゼン全体の中身、つまりコンテンツをまとめることがスタートポイントです。考えてみれば当たり前ですが、コンテンツの全体像がまとまらないうちにパワーポイントを起動させても、どこから手を付けたらいいものやら分かりませんよね。
プレゼンテーションの準備でWordを開いたらまず次の３つのことをしましょう。それが、
- 伝えたい主張を明確にする
- 主張に対する根拠を用意する
- 主張と根拠をもとにストーリーを作る
というものです。まずは主張、つまりそのプレゼンテーションを通じて何を伝えたいのかを明確にしたうえで、その主張の裏付けとなる根拠を並べていく。これがプレゼンテーションのコンテンツの基本形です。
ただ、主張と根拠をただ並べただけの「〇〇をご提案します。なぜなら…」というプレゼンテーションは、聞き手が飽きてしまい伝わるものも伝わらなくなってしまいます。聞き手が思わず興味を持ってプレゼンテーションを最後まで聞いてしまうようなストーリーに組み立てることが大切です。
プレゼンテーションのストーリーに肉付けする
主張と根拠が明確になり、ストーリーがある程度できたら、ようやくパワーポイントを起動してスライドづくりです。このとき、１枚目から順に作る必要はありません。まずはストーリーを追って文字だけを入力しましょう。ポイントは、１スライド１メッセージです。ここでは〇〇を言う、ここでは〇〇を言う…といったメモ程度で大丈夫。全体の骨組みを作るようなイメージです。
メモ程度であっても資料の全体が見えてきたら肉付けしていきましょう。ど肉付けは、どのページにも満遍なく。肉付けしていく中で、実はこの２つのページは同じメッセージだったということに気付いたり、１つのページに複数のメッセージが含まれていることに気付いたりし、修正していくことができるでしょう。
プレゼン準備は隙間時間で
プレゼンテーション資料の作成の大部分は考える作業と言っても過言ではありません。考える作業には、必ずしもまとまった時間やパソコンが必要なわけではありません。忙しい人ほど、スキマ時間を使ったりしながらまずはしっかり考え、３つのことがまとまった上でパワーポイントに落とし込んでいきましょう。時間を無駄にせずに資料を作成することができます。
この作成方法には、資料作成が思うように進まなかった場合、最初の方のスライドはしっかり作りこまれているのに最後に近づくにつれて手抜きスライドになるといった症状を避けられるという利点もあります。
また、全体を見渡しながら資料を作成することで、頭の中にも全体像が満遍なく入ってきます。結果として話しやすくなり、“最初の方はバッチリなんだけれど最後の方はちょっと不安…ちゃんとできるかな”という困った状況も回避することができます。
