プレゼンテーションの日にちが決まって、「何を話そう」「資料はどうしよう」と、あれやこれやと考えているとアッという間に本番の日が迫ります。とにかく盛りだくさんで…と集めた情報を全て詰め込んでプレゼン当日を迎えたら、聞き手の反応はかなり微妙…ということありませんか？
これ、典型的な準備不足のプレゼンテーションで、「情報詰め込み症候群」と呼んでいます。サボっていたわけではなく、それなりに頑張って準備をしていたのは分かりますが、それって聞き手には関係ありません。だって、プレゼンテーションを聞く側にしたら、溢れかえる情報の中で何を考えて何をすべきなのか混乱してしまいます。「結局、この人は何を言いたかったんだろう？」と聞き手の頭の中は“？”だらけ。
「情報詰め込み症候群」に陥ったプレゼンテーションでは、話し手の頭の中もまだ混乱していることがほとんどです。頭の中で情報が整理されていないうちにプレゼンテーションをしなくてはならないという最悪のパターンですよね。
プレゼン準備は情報のグルーピング
そんなときの情報を整理の第一歩は、集めた情報をグルーピングすることです。
そのとき、
プレゼンテーション後に聞き手にどのような行動をとってほしいのかを明確にする
なぜ聞き手はその行動をとるべきなのか理由を３つ挙げる
３つの理由を裏付ける根拠として集めた情報を３つにグルーピングする
という順序で考えてみると整理しやすいでしょう。
情報をグルーピングすることができたら、今度はどの情報が「聞き手にこちらの期待した行動をとってもらうこと」に貢献しそうかというランキングを作ります。あとはプレゼンテーションの時間に合わせて上位にランクインした情報から採用していくだけ。情報を取捨選択することで、聞き手を情報の中でおぼれさせることはなくなります。
プレゼンできない情報は補足資料に
もちろん、下位にランクされた必要ない情報は捨てますが、「もったいなくってできない」という人は、プレゼンテーションの際に配付する資料の末尾に「補足資料」として付け加えておくのが正解です。いざというときには、「○ページの補足資料を見てください」ということができますからね。
このように、こちらの頭の中で情報が整理されていると、聞き手からのツッコミや質問にも支離滅裂な回答をすることがなくなります。対話型のプレゼンテーションも怖くなくなります。
