Zoomオペレーター派遣サービス

Zoomオペレーター派遣 プランと料金

ヒヤリングシートは上記お問い合わせフォームから入手いただけます。「ヒヤリングフォーム希望」と記入してお問合せください。

	シンプルプラン	ベーシックプラン	コンサルプラン
申込み時点のお客様のご状況	ヒヤリングシートがすべて記入できている状態	ヒヤリングシートが記入できているが、よりよいZoomの使い方を知りたい	ヒヤリングシートの要件以外のご要望がある
オペレーションスタッフ1名派遣	○	○	○
オンラインリハーサル立ち会い	○	○	○
当日役割分担タイムテーブルの作成	×	△ 当社ノウハウを盛り込んだテンプレート(サンプル)ご提供	○
イベント全体の流れに即したZoom機能のご提案	×	○	○
通常業務範囲以外のZoom作業のサポート (同時通訳機能など)	×	×	○
料金	4時間まで2万円＋その後5,000円✕時間数	1案件3万円＋シンプルプラン料金(4時間まで2万円＋その後5,000円✕時間数)	1案件9万円＋シンプルプラン料金（4時間まで2万円＋その後5,000円✕時間数）

Zoomオペレーター派遣の前提条件

• 参加者の端末はWindows PCを想定しています。Mac、iPad、iPhoneの参加者がいる場合はご相談下さい
• 参加者からの質問はチャットではなく手を挙げて指名された人がマイクにて行うことを想定しています。
• Zoomミーティング利用 (Zoomウェビナーではなく) Zoomウェビナーでの配信サポートも承ります
• リモートで行うことを想定しています。現地同行(オンサイト)の場合はご相談ください (オプション料金)
• Zoomミーティングにおける資料の投影はサポート外です。講師や受講者自身に操作いただきます
• 稼働時間は15分単位で計算させていただきます
• 開催日まで3営業日を切ってからオペレーター手配の場合、特急料金をいただく場合があります

Zoomオペレーターの担当する仕事

Zoom接続確認と接続トラブル対応

Zoomミーティング参加者を、待機ルームからメインセッションに入室許可に始まり、音声/ビデオの接続ができているかを確認します。接続が確認できなかった場合、「Zoomトラブル脱出虎の巻」にしたがって、個別のサポートをいたします。

Zoom必須機能のミニレクチャー

Zoomの中でも、「Zoomミーティングに参加する際には必ず知らないといけないこと」を知っていただきます。単なる一方通行のレクチャーではなく、実践形式でお伝えするので実際のセッションに入っても、Zoomの機能を使えるようになります。

ブレークアウトセッションの運営

ブレークアウトセッション(少人数での分科会)のメンバー振り分けを行います。メンバーの移動や交換などもご希望に添う形で対応します。

また、研修の講師もブレークアウトセッションに「一時参加」することができるので、その操作も対応します。「今回は、ブレークアウトセッション1に入りいます」、「ブレークアウトセッション3からヘルプを求められているので移動して下さい」など、講師と受講者の状況に合わせて対応します。

スポットライトビデオ操作

オンラインの研修では、「誰が、誰に話しているか」が分かりにくくなりがちです。これを乗り越えるのがZoomのスポットライト機能。講師の指示でまるでスポットライトをあてたように話し手を目立たせることができます。この指示もZoomオペレーターが行います。

離脱者対応

受講者の接続状況によってはネットのつながりが悪く、途中でZoom研修から離脱してしまう場合があります。そのような時も、再入室を許可するなど対応します。

学会のZoom対応

Zoomでも十分実施可能な学会

コロナ禍以降、多くの学会がZoom化されています。感染対策を考えるならばやむを得ないことですが、慣れない方にとってはたいへんと感じるでしょう。とくに学会は、スピーカーとして多くの人が登壇すると言う特徴があります。この「入れ替わり、立ち替わり」をしっかりと運営しないと、当日の進行に支障をきたしてしまいます。加えて、参加者の方が必ずしもZoomになじんでいないのも悩ましいところ。とくに年配の「大物」の先生ほどその傾向が強く、手厚いサポートが必要になります。

一方で、学会の特徴として「なにを、どの順番でやるか」というプログラムがある程度決まっているという特徴があります。つまり、しっかりとした進行表を作って臨めば、Zoomでも十分運営は可能です。それどころか、実際に対面の場で集まる学会は、移動の時間や金銭の負担が大きいものです。全てを置き換えるとは言いませんが、一部をZoomにすることにより、負荷の軽減と共に遠くの方に出席いただくなど、可能性は大きく広がります。

Zoom学会のキモは事前準備

では、どうやってZoomでの学会を成功させるか。そのキモは事前準備にあります。とくに、どのタイミングで、誰が、何をやるかを決めた進行表を精緻に作り込む必要があります。対面での学会ならば、細部まで決まっていなくても誰かが気を利かせて対応することになりますが、主催者、登壇者、参加者、そしてオペレーターが別々の場所にいてリモートで参加する場合、「誰かが気を利かせて」というのは期待できません。

加えて、責任者に権限を集中させるのもZoomで学会を成功させるコツです。上述の通り、事前に細部まで決める必要がありますが、その際、「ここはどうしよう？」「いや、こっちの方がいいのでは？」、「むしろこのやり方で…」と侃々諤々に意見交換していると、時間がたつばかり。多少無理でも、「これで行きます」と責任者が決定できる体制作りが重要です。そして、当然のことながら、責任者は関係者全員がゴール(あるべき運営の姿)の共通理解を持てるような、事前の打ち合わせを主導することになります。

Zoom学会でいざというときにあわてないバックアップ体制

どれだけ事前準備をしたとしても、当日になって想定外は出てくるものです。その際重要なのは、運営チーム(主催者、Zoomオペレーター)でZoomとは別媒体でのコミュニケーションルートを作っておくことです。具体的には、Slack(スラック)やSkype(スカイプ)などのウェブツールや、あるいは外部の会場を借りる場合、LINEグループも便利です。

想定外が起こったとき、この裏のコミュニケーションツールで、責任者から「○○さん、対応お願いします」、「分かりました」というコミュニケーションをすることで、オモテのZoom学会はまるで何事もなかったかのようにスムーズな進行ができるのです。

加えて、機材や資料のバックアップも必須です。パソコンも、万が一トラブルがあったときのための予備を用意しておく。あるいは、登壇者が自ら資料の画面共有をしながら話すケースでも、バックアップの資料をオペレーターが持っておくなどの準備があるとと安心です。

Zoom学会では質疑応答のやり方を決めておく

学会の醍醐味は、なんと言っても質疑応答。そのやり方を事前に決めておき、参加者にも周知することでスムーズかつ意義ある質疑応答が可能です。具体的な質疑応答のパターンをいくつか紹介します。

Zoom学会でチャット、Q&A機能に書き込んでもらう

参加者からの質問があった場合、チャット、もしくはZoomウェビナーのQ&Aに書き込んでもらいます。その際、登壇者がチャットを見て答えるのは難しいものですから、アシスタントが「こんな質問が来ています」とピックアップして登壇者に伝えるのがお勧めです。

もし質問の数が多いときは、その分野に知見のある人が、「どの質問に答えて、どの質問には答えないか」を判断すべきです。そうでないと、アシスタントがたまたまピックアップした質問が、本題に沿わないトンチンカンなものになってしまう可能性があります。その際、アシスタントの役割はが質問をパワーポイントに書き写し、画面共有することです。このようにすれば、登壇者も安心して答えることができます。

Zoom学会ならではの挙手、指名

Zoomは双方向のコミュニケーションツールですから、チャットではなく口頭での質問受けつけもスムーズにできます。その際、Zoomの中にある「手を挙げる」機能を使い参加者に手を挙げていただき、司会の指名によって発言してもらうと言うのが基本的な流れです。

当然のことながら、このような質疑応答の受付方は、Zoom学会の冒頭で詳しく説明し、参加者の方に周知を図る必要があります。

ハイブリッド型Zoom学会

コロナ禍が終息を迎えつつある中、学会も対面に戻る動きもあります。しかし、まだ感染の恐れがある中、ソーシャル・ディスタンスをとるためにもすべての参加者が一同に介するというわけにもいかないでしょう。また、一度リモート参加に慣れた方は、遠方からわざわざ足を運ぶよりも、Zoomにて学会に参加したいという要望も出てきます。これに対応するため、一部の参加者は対面で、そして一部はZoom参加というハイブリッド型の学会運営も見られるようになりました。

このハイブリッド型の学会には、運営上の工夫が求められます。というのも、対面の場での議論が盛り上がると、ついついZoomでのリモート参加者は置き去りにされてしまうためです。これを避けるために、リモートでの学会参加者への手厚いサポートが必要になります。