ズームセミナー開催マニュアル~企画から当日準備まで

目次

ズームセミナー準備~企画編

ズームセミナーの企画

ズームセミナーを行う際にまずやるべきは、企画です。つまり、誰をターゲットの受講者として、どのような内容をやるかを決めることです。この際、「自分が何を教えたいか」以上に重要なのが、「参加者のどのような問題を解決したいか」という視点。ズームセミナーを開催したとき、そこに来て下さる受講者の方は、明確な目的があるはずです。それは「何かを知りたい」というものかもしれませんし、「知ることでいま自分が抱えている問題を解決したい」という場合もあるでしょう。そしてそれが、本でもなく、録画を見るタイプの動画セミナーではなく、この対面のセミナーによって解決されるということに納得してくれてはじめて、お客様はセミナーに来てくださるのです。

なお、この企画の善し悪しによって、後で述べる集客のやりやすさが異なります。ユルい企画でイマイチなセミナーを始めると後の集客で苦労することになります。しっかりと練り込んでおきましょう。

ズームセミナーと対面でのセミナーの違い

ズームがこれほど流行るまでは、セミナーといえば対面で行うことが当たり前でした。しかし、いまやZoomセミナーの方が主流です。もちろん、新型コロナウィルスの拡散を防ぎたいというねらいもありますが、その便利さになじんだ人は、たとえコロナウィルスが一段落しても大きな流れとしてはズームのセミナー利用は続きそうです。

便利さの第一は、地理的な制約がなくなることです。対面でのセミナーの場合、「その時間に、その場所に集まれる」人だけが対象でした。実際、私たちプレゼンテーション・カレッジでも、以前対面でのセミナーを行っていた際は、北海道や札幌からわざわざ飛行機で参加していただくことがありました。しかし、ズームでのセミナー場合、この制約がなくなります。極論すれば海外からでも参加できますし、逆に言えば自分が海外のズームセミナーに参加することも可能です。

ズームセミナーの便利さの第2は、移動の手間がなくなることです。たとえ距離的に行けるところに会場があったとしても、わざわざ電車を乗り継いでとなると、おっくうに感じるでしょう。しかも、手間とコストをかけて会場まで行ったのに、セミナーの内容がイマイチだったら目も当てられません。一方でズームセミナーの場合、この移動という見えないコストがなくなりますし、セミナーの内容が今イチだったら、「ながら聞き」が出来るというメリットもあります。

そして、Zoomセミナーのもう一つのメリットが講師との距離感が近くなることです。私たちのセミナー参加者の中には、対面でのセミナーとズームセミナーの双方に参画だ去った方がいます。その方が言うには、「ズームセミナーの方が先生との距離が近くなった気がした」、と。たしかにズームの場合、目の前で自分に向かって語りかけている状況ですから、そのような感想もうなづけます。

ズームミーティングかズームビデオウェビナーかの決定

もっとも、上述の「距離が近くなった」というのは、ズームミーティングプランを利用したからとも言えます。「ズームミーティングとズームビデオウェビナーの比較」にも記載しましたが、Zoomビデオウェビナープランの場合、講師から参加者に一方通行で話すというニュアンスが強くなります。この場合、講師と参加者の距離は縮まりません。逆に言うならば、「受講者と親密に話すことが求められるか」が、ズームセミナーにおいてズームミーティングプランを使うのか、ウェビナープランを使うのかの選択の基準になるでしょう。

もちろんこの観点は、受講者から見た場合も同じです。「このテーマであれば、受講者も講師に質問したいことがたくさんあるだろう」と思えば、ズームミーティングプランを選ぶべきですし、「このテーマは、受講者は基本的には聞いていれば満足なはずだ」という内容であれば、ズームウェビナープランにすべきです。

ズーム以外のビデオセミナーシステムとの比較

実は上述のズームミーティングか、ズームウェビナーかの前に、「ズームか、それ以外のビデオセミナーシステムか」ということも考える必要はあります。ただ、これに関しては、ほぼズーム一択と言ってもいいでしょう。たとえば、テレビ電話会議システムであるSkypeとの比較で考えてみましょう。理屈でいえば、Skypeでもセミナーは出来ます。しかし、AC機能(Audience Control機能)、たとえば参加者のマイクをホストが勝手にオフにする、参加者に画面共有を許可するか否か、参加者にチャットを許可するか否かなどの細かい点で、ズーム対Skypeでは明らかにズームに軍配が上がります。他にも、Microsoft社の提供するTeamsという選択肢もありますが、使い勝手の観点からこれもズームの方がお勧めということになります。

ズームセミナーのコスト

ズームセミナーを運営するためには、ズームの有料プランを申し込む必要があります。なぜならば、ズームの無料プランには「3名以上のミーティングは40分まで」という制約があるためです。したがって、月額2,000円の費用は最低かかります(2021年2月現在)。なお、左記の金額はズームと直接契約した場合の金額です。代理店を通すと、さらに安い金額になる可能性はありますが、その場合は最低5アカウントから、最低1年間契約、などの縛りが発生します。加えて、ズームビデオウェビナープランを利用する場合は、追加で月額5,400円の費用がかかります(2021年2月現在)。

ズームの有料プランのもう一つの利便性は、録画です。もちろん無料プランで録画は出来ますが、それは自身のパソコン上のみです。そうすると、ズームセミナーを行いながら、パソコンの記録領域の容量は十分か、と気になりながらズームセミナーを進めることになります。ズームも有料プランでは、オンライン上(クラウド)に録画が出来るので、このような心配がなくなります。

加えて、ズームには様々な連携サービスがあります。たとえば、英語でのズームミーティングであれば、自動的に文字おこしをしてくれるサービスもあり、将来的には日本語への対応も期待できます。このような連携サービスは、クラウド上の録画を前提としているので、この観点からもズームの有料プランを選択してクラウド上に録画をするのは意味があります。

ここでも、対面でのセミナーとの比較を考えてみましょう。対面でのセミナーでは会場を借りる必要があり、たとえば東京都内で30人規模の会議室を借りると、1時間20,000円ということもザラ。セミナー前後の設営/撤収時間も押さえなければなりませんから、たとえば2時間のセミナーを行うために、60,000円かかるわけです。これと比べると、ズームが圧倒的に格安であると分かります。

ズームセミナー準備~集客編

ズームセミナーの集客

ここまで、企画を立てて、ズームウェビナープランかズームビデオウェビナープランか決めたら、いよいよ集客の開始です。ときどき、「集客のためにはまずは手近な人に声をかける」という人がいますが、これでは長続きする集客を行うことは難しいのは自明です。むしろ、しっかりしたホームページを設け、ネット広告やSNSによって告知をして申込を受けつけるという流れの構築が必要となります。

この際にキモになるのはホームページです。どれだけ告知をしても、ホームページがイマイチだと申込には至りません。実はここで、セミナーの企画がいきてきます。その際述べたように、セミナーは「お客様の問題を解決するもの」です。したがって、ホームページでは、「どのような問題を持ったお客様のためのものです」というのを明確にすることが、集客の基本です。

具体例で見てみましょう。私たちプレゼンテーション・カレッジはズームに関して様々なセミナーを行っていますが、「入門セミナー」と「ズーム主催者セミナー」では、お客様の問題意識は違うはずです。したがって、それぞれのホームページで、「このセミナーは○○の人のためのものです」というのを明確に打ち出すことで、お客様が自身の悩みにピッタリと解決できるセミナーを選んでいただくことが出来、結果としてお客様の満足度も高まります。

ズームセミナーの意外な盲点、申込フォームと決済手段

そして、セミナー集客の際にもう一つ忘れてならない大事なポイントが、申込フォームです。この出来不出来によっても申込の件数は変わってきます。たとえば、ズームのセミナーの申込なのに、お客様の住所など不必要な情報を入力してもらうものは、途中でイヤになって離脱してしまうでしょう。せっかく申し込む気になってフォームまでたどり着いたのに、そこで離脱されてはもったいないことこの上ありません。もしも、ズームセミナーの集客に苦労されているとしたら、まずは申込フォームを見直すことをお勧めします。

加えて、有料セミナーの場合にはお客様の決済手段も重要です。最低でも銀行振り込みとクレジットカードによる決済はそろえる必要があります。もちろんその分だけ管理の手間は増えますが、「銀行振り込みしかないのなら、やめておこう」というお客様がいるのも事実。それを取り逃がさないためには、できるだけ多くの決済手段を提供した方がよいことになります。

ズームセミナーの開催

ズームセミナーのスケジュール設定

ここまで来たら、ズームセミナーのスケジュールをしましょう。ズーム.usにログインしてスケジュールする方法を解説したページがありますので、詳しくはそちらをご覧下さい。ここで設定したズームセミナーのURLは、上記の申込フォームに記入いただいた際の自動返信メールで申込者のみに送付すると、当日までの流れがスムーズになります。したがって、複数のセミナーを同時に集客した場合には、申し込んだセミナーごとに返信の内容がカスタマイズされることになります。つまり、ズーム入門セミナーに申し込んだ方にはズーム入門セミナーのURLが、ズーム主催者セミナーに申し込んだ方にはズーム主催者セミナーのURLが送られる必要があります。当社では、このような業務をミスなく効率化するために、セミナー管理ソフト「セミログ」を自社開発して使っています。もしご興味がある方は、お問い合わせ下さい。

ズームセミナーのテスト依頼

ズームセミナーにお申し込みいただいた方の中には、ズームを使うのが初めて、という方もいるでしょう。そのような方の場合、事前にご自身で接続確認を済ませていただくと、当日の進行がスムーズになります。具体的には、ズームクライアントソフトのインストール方法、ズームの公式接続テストページの案内、接続がうまくいかなかった時のトラブル対応などを連絡します。

もちろん、ズームは事前にクライアントソフトをインストールしていなくても使えますが、初心者の場合上記のステップをご自身で行っていただくことでズームに慣れますし、継続的にズームを使い続けるのであれば、ズームクライアントソフトをインストールした方が利便性が高いため、事前にインストールをお願いしています。

ズームセミナーのリマインド

ズームセミナーが近づいてきたら、リマインドメールを送りましょう。タイミングは2日前で、入金済みの方と未入金の方では文面を変えます。入金済みの方には、「お申し込みいただいたセミナーが2日後に近づいてきました」だけでいいのですが、未入金の方には、入金状況をご確認いただきます。銀行振り込みの場合、多少時間が必要なので、2日前にリマインドメールを送るのがお勧めです。また、このリマインドメールの送付を確実に行うためには、入金、未入金の状況を管理しておく必要があります。

ズームセミナーの当日接続確認

ズームセミナー当日で重要なのは、接続確認です。講師からの音声が聞こえるか、逆に参加者の方の音声が聞こえるかどうか、ビデオ画像はお互いに見えるかどうかを確認します。15人を目安として、それよりもズームセミナー参加人数が少ないときは、お一人お一人の方に接続確認担当者が声をかけ、確認します。このために、セミナーの20分前から接続確認を開始します。

一方で、ズームセミナー参加人数が15人を超えたときには、集団接続確認がお勧めです。とくに、ズームセミナー開始時刻ギリギリになって駆け込み参加が多くなると予想されるときには、上述の個別対応では間に合いません。したがって、接続に問題がある方のみにズームの「手を挙げる」機能で手を挙げていただき、その方のみプライベートチャットでスタッフがサポートするのがお勧めです。

ズームセミナーのオープニング

Zoomセミナーを開始したからといって、いきなり本題にいくのは性急すぎる話し方です。まずは、「グラウンドルール」と呼んでいますが、「このセミナーの参加方法」を説明するのが先です。たとえば、ネット接続が悪くて意図せず離脱してしまった場合はどうするか、質問があるときにはどうするか、講師の声が聞こえないときにはどうするかなどの説明をすることによって、ズームセミナー参加者が安心してセミナー内容に集中することが出来ます。ちなみに、グラウンドルールというのは、もともとは野球用語だそうです。昔のアメリカでは、野球のグラウンドの中にはいびつな形があったため、「このグラウンドを使うときは、この線を越えたらファールにしよう」、「このグランドでは、あそこより上にボールが当たったらホームランと認定しよう」とグラウンドごとに異なるルールを決めたのが、由来だとか。それが転じて、会議やセミナーの場での立ち居振る舞い方を定めたもの、というのがいまのビジネスシーンで使われる「グラウンドルール」という言葉です。

グラウンドルールとともにもう一つ大事なのが、アイスブレークです。ズームに限らず対面の場でもそうですが、セミナー開始時は初対面の人が集まって、氷が張り詰めたような冷たい雰囲気になりがちです。その氷(アイス)を破って(ブレーク)場を温める活動を最初に行うと、その後の盛り上がりが期待できます。

また、参加者が多いときには、どのような端末から参加しているのかを把握していると、説明がうまく行く場合があります。ズームセミナーはiPhone (アイフォーン)やiPad(アイパッド)、あるいはAndroid(アンドロイド)端末からも参加可能ですが、画面構成や操作性が異なります。たとえば、共有されている画面にスタンプを押す機能は、パソコン上のズームでは使えますがiPhoneでズームセミナーに参加している方は使えません。したがって、接続端末は何かを、ズームセミナーの最初の段階でZoomの投票機能によって確認するのがお勧めです。ちなみに、このような接続端末の確認はZoomでのセミナーだけでなくプレゼンテーションでもお勧めです。

ズームセミナーの教材

ズームセミナーの教材は、事前配布、セミナー中配布、事後配布、配布しない、という選択肢が考えられます。有料でセミナーを行う場合、「配布しない」という選択肢は実質上あり得ないでしょう。多くの場合、事後配布ですが、セミナー時間がある程度長いとき、そして内容の難易度がある程度高いときには、事前配布するとズームセミナー参加者の理解度が高まります。たとえば、セミナーではなく企業研修をZoomで行う場合、丸一日、7-8時間の講座はザラです。そのような場合、事前に資料を配付しておかないと、参加者の満足度と理解度が高まりません。

また、セミナー中に「この資料を手元に届けたい」というときがあります。これは、事前にウェブ上にアップロードしておき、そのURLをズームのチャット機能で共有することで実現できます。このような運営方法をすると、小回り良く資料を渡すことが出来て、対面のセミナーに近いダイナミックな交流が出来ます。

ズームセミナーのアンケート

ズームセミナーのアンケートも、オンラインでとることがお勧めです。ときどき、googleフォームを使ってアンケートをとっている人がいますが、プロフェッショナル感に欠けるため、専用のオンラインアンケートサービスを使うのがお勧めです。

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